Hỏi số người mỗi bàn tại đúng sảnh
Không mặc định mọi bàn đều có cùng số chỗ. Hỏi địa điểm về số ghế tiêu chuẩn, khả năng thêm ghế, suất trẻ em và cách xếp người cần hỗ trợ di chuyển. Số người mỗi bàn ảnh hưởng cả số bàn dự tính lẫn trải nghiệm ngồi ăn.
Tính bàn từ số khách xác nhận
Công thức khởi đầu là số khách dự kiến chia số ghế mỗi bàn, rồi làm tròn lên. Ví dụ minh họa: 180 khách, bàn 10 người, tương đương 18 bàn trước khi xét cách chia nhóm và bàn dự phòng. Đừng lấy số lời mời gửi đi làm số khách chắc chắn đến; cần rà các khách chưa trả lời và người đi cùng.
Đọc báo giá theo tổng khoản phải trả
Ghi riêng giá thực đơn, đồ uống, thuê sảnh, trang trí, âm thanh, phí phục vụ và thuế nếu có. Hỏi điều kiện áp dụng của từng ưu đãi, số bàn tối thiểu và cách tính phần phát sinh. Chỉ ký khi các khoản và mốc thanh toán được thể hiện rõ trong báo giá/hợp đồng của địa điểm.
Kiểm cách vận hành và chỉ đường
Đi xem sảnh vào khung giờ tương tự giờ tiệc nếu được. Kiểm bãi xe, đường cho người lớn tuổi, vị trí nhà vệ sinh và thời điểm phục vụ. Trên thiệp, ghi tên sảnh/chi nhánh và bản đồ đúng; một địa chỉ dễ tìm giúp khách đến đúng nơi và giảm số cuộc gọi hỏi đường vào ngày cưới.
Bước tiếp theo
lập dự trù chi phí cưới; chốt danh sách khách; tham khảo địa điểm tiệc cưới; chuẩn bị thiệp có thông tin địa điểm.